Cách viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh

Viết thư trong tiếng Anh là dạng bài quen thuộc trong các bài kiểm tra trình độ tiếng Anh. Đây cũng là công việc thường làm của nhiều người. Đặc biệt là những người làm việc liên quan đến công ty đa quốc gia, công ty nước ngoài. Vậy cách viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp như thế nào? Cùng tham khảo bài viết dưới đây của e-talk.vn.

Từ vựng khi viết thư

Một số từ vựng về các bộ phận và nội dung trong bức thư:

Heading: tiêu đề thư
Inside Address: địa chỉ bên trong thư
Salutation: lời chào đầu thư
Body: nội dung thư
Signature: chữ ký
Closing: lời kết (đứng trước phần chữ ký)
Introduction: lời giới thiệu
Conclusion Paragraph: đoạn kết luận
Letters: thông tin địa chỉ nhận và lời nhắn phía ngoài thư

Khi viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh, người viết cần sử dụng một vài cấu trúc để truyền đạt thông tin. Dưới đây là những cấu trúc được dùng nhiều nhất tùy theo từng tình huống cụ thể.

Đưa ra lời cảm ơn trong thư:

Thanks.
Thank you.
Thank you very much.
Thank you kindly.
I can’t thank you enough.
No words can express my gratitude.
I am extremely grateful for…
I very much appreciate your …ing

Đưa ra lý do cho một vấn đề:

This is because…
This is because of…
This is due to… (trang trọng)
This is as a result of…(trang trọng)
This is owing to…(trang trọng)

Thể hiện sự hài lòng:

I was delighted to hear…
I was very happy to learn…
I was thrilled to find out…
I was glad to hear…
…was very enjoyable.

Các hình thức thư cảm ơn phổ biến hiện nay

Các hình thức của lá thư

Để cảm ơn về một vấn đề gì đó, bạn có nhiều cách để thể hiện. Một cách trực tiếp, nhanh chóng nhất thì có thể thông qua đối mặt trực tiếp, gọi điện thoại. Một cách riêng tư và thầm lặng hơn thì có thể gửi thư.

Hình thức gửi thư hiện nay có hai loại chính là gửi thư online và gửi phong thư. Nếu bạn muốn lá thư của mình là độc nhất, đặc biệt và dụng tâm hơn thì nên lựa chọn phong thư.

Tuy nhiên, gửi phong thư qua các đơn vị vận chuyển sẽ mất tới vài ngày và cũng tốn thêm một khoản chi phí. Do vậy, gửi thư online đang là hình thức được sử dụng nhiều hơn cả trong thời buổi này.

Hình thức gửi online có nhiều lợi ích. Trong đó, không thể không kể đến đó là thời gian thư được gửi vô cùng nhanh. Chỉ mất vài giây là người nhận có thể nhận được. Hơn nữa, họ có thể lưu trữ lại dùng cho sau này.

Các loại thư cảm ơn thường dùng nhất

Bạn viết thư cảm ơn khi nào? Bất cứ ai giúp đỡ bạn một việc gì đó thì bạn nên cảm ơn họ. Có thể cảm ơn qua lời nói và thư từ. Dưới đây là những trường hợp thường dùng thư nhất:

Sau khi ai đó giúp tìm kiếm việc làm.
Khi ai đó cung cấp một phương thức liên hệ với cá nhân, tổ chức…
Khi khách hàng mua hàng.
Khi bạn ký kết xong hợp đồng.
Nêu lên sự đánh giá chung.
Cảm ơn vì ai đó đã tham gia cuộc phỏng vấn hay sự kiện…

Bố cục khi viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh

Thông tin liên hệ của người viết

Tên
Địa chỉ: Thành phố, tiểu bang, mã zip
Số điện thoại/ Địa chỉ email

Tỉnh/ thành phố, ngày, tháng, năm (hoặc tháng, ngày, năm).

Thông tin liên hệ của người nhận

Tên
Địa chỉ: Thành phố, tiểu bang, mã zip
Số điện thoại/ Địa chỉ email

Lời chào: Dear Mr./Ms. …:

Nội dung thư

Đoạn kết luận

Lời kết

Chữ ký

Cách viết thư cảm ơn trong tiếng Anh chuyên nghiệp và chân thành

Chọn phương thức gửi thư

Tùy theo nhu cầu nhận thư là nhanh hay chậm và mối quan hệ cá nhân mà sẽ lựa chọn hình thức gửi phù hợp. Với những mối quan hệ mang tính xã hội, xã giao thì thường sẽ lựa chọn hình thức online. Hình thức này có thể gửi nhanh chóng đến đúng đối tượng mà không bị nhiều yếu tố phiền hà.

Với đối tượng là người thân, bạn bè, người đặc biệt thì nên gửi phong thư. Hình thức này giúp thể hiện sự chân thành, độc nhất, tâm lý và giàu tình cảm hơn.

Xác định đối tượng nhận thư

Đối tượng nhận thư cá nhân ở đây có thể là đàn ông, phụ nữ, người đã lập gia đình, chưa lập gia đình.

Với tổ chức, phòng ban thì cần xác định đúng bộ phận của họ. Khi gửi cho phòng kinh doanh thì bạn không thể đánh máy là gửi cho phòng hành chính nhân sự được.

Ví dụ, nếu bạn phỏng vấn cho một vị trí với một giám đốc nhân sự, hãy trực tiếp cảm ơn người đó. Nếu bạn đã phỏng vấn với một nhóm, hãy gửi cho từng cá nhân một lời cảm ơn riêng. Gửi cho mỗi người sẽ khiến họ cảm thấy rằng bạn coi trọng mối quan hệ. Nó cũng đảm bảo bạn nhận được phản hồi từ người có thẩm quyền phù hợp.

Cách trình bày thư

Nếu bạn gửi thư bản cứng thì cần viết tay gọn gàng, dễ đọc. Họa tiết trang trí là cần thiết để thể hiện tình cảm và sự độc đáo. Tuy nhiên, cũng nên sử dụng phù hợp để nó không bị màu mè.

Với bản đánh máy, hãy sử dụng phông chữ gọn gàng, dễ đọc. Những phông chữ dùng nhiều nhất là Arial, Helvetica hoặc Times New Roman. Kích thước chữ từ 10 đến 12. Có thể in đậm, in nghiêng và bôi màu vào những nội dung cần thiết, Tuy nhiên, không nên lợi dụng dùng quá nhiều để tránh sự lộn xộn.

Đọc kỹ nội dung thư của bạn trước khi gửi đi để tránh lỗi chính tả và các lỗi ngữ pháp khác.

Giọng điệu sử dụng trong thư

Tùy vào người nhận và mục đích gửi thư mà có thể sử dụng giọng văn khác nhau. Đối với những người thân thiết, dùng giọng tình cảm đời thường được ưu tiên hơn.

Tuy nhiên, khi gửi cho những mối quan hệ trong xã hội, bạn cần dùng giọng văn trang trọng, nghiêm túc và mang tinh thần cầu khiến. Tốt nhất là bạn nên tránh các từ ngữ thông tục hoặc các hình thức nói không trang trọng. Như vậy mới thể hiện sự tôn trọng đối với người đọc và cả bản thân bạn.

Nội dung của bức thư

Đoạn đầu tiên của thư kinh doanh của bạn nên giới thiệu lý do tại sao bạn viết thư cảm ơn. Bạn muốn cảm ơn cho việc gì

Trong các đoạn sau cung cấp thêm thông tin và chi tiết về sự việc đã diễn ra.

Nêu cảm nhận của bạn về sự giúp đỡ đó.

Đoạn cuối nên nhắc lại lý do bạn viết và cảm ơn người nhận đã đọc thư.

Lời chào cuối thư

Lời chào cuối thư hoặc lời kết để thể hiện sự chân thành hay mong muốn nhận được lời phản hồi. Bạn có thể dùng các mẫu câu sau:

Lời chào chân thành:

Please give my best regards to…
Please pass on my best wishes to…
Please give my regards to…

Đưa ra lời kết:

I look forward to seeing you.
I look forward to hearing from you.
I look forward to meeting you.

Gửi thư

Nếu bạn gửi phong thư qua bưu điện thì cần chuẩn bị thêm địa chỉ ngoài bao thư, giấy gói, chống sốc nếu cần thiết. Với việc gửi thư online, bạn có thể kèm theo các tài liệu nếu cần thiết. Chữ ký trong email cũng khá cần thiết để thể hiện sự chuyên nghiệp của người gửi.

Tại sao chúng ta nên viết thư cảm ơn

Viết thư cảm ơn mang lại những điều tốt đẹp cho cả người nhận và người gửi. Bạn là người nhận được lời cảm ơn. Vậy bạn có vui vẻ không? E-talk.vn nhận định rằng là có.

Nhận được lời cảm ơn chứng tỏ việc làm của bạn là có ý nghĩa với họ, mang đến cho họ một giá trị nào đó. Và người nhận được sự giúp đỡ thật sự coi trọng điều ấy.

Với người viết thư cảm ơn, đầu tiên, bức thư này sẽ giúp người khác đánh giá cao sự tử tế trong bạn. Chúng còn giúp xây dựng các mối quan hệ xã hội sau này. Ngoài ra, nhiều nghiên cứu lớn đã chỉ ra việc cảm ơn mang lại sức khỏe trí não tích cực cho người viết.