5 bước tự xây dựng các đoạn hội thoại tiếng Anh văn phòng

Nhằm giúp cho các bạn có thêm các đoạn hội thoại tiếng Anh văn phòng phù hợp với công việc của bạn nhất, bài viết sau sẽ cung cấp cho bạn các đoạn hội thoại tiếng Anh văn phòng thông dụng nhất.

Nói chuyện trong công sở bằng tiếng Anh là một trong các kỹ năng Anh ngữ mang tính “sống còn”, ảnh hưởng đến đà thăng tiến của bạn trong một doanh nghiệp có môi trường quốc tế.

Chẳng hạn, nếu bạn là một nhân viên sales của một dịch vụ lữ hành, một doanh nghiệp truyền thông… để thăng tiến trong công việc thì bạn phải biết bán hàng giỏi, nhưng trước hết, bạn phải biết giới thiệu về sản phẩm mà bạn đang bán bằng tiếng Anh.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tự xây dựng cho mình các tình huống hội thoại tiếng Anh giao tiếp văn phòng bằng mô hình mẫu của một nhân viên sales trong một doanh nghiệp.

5 bước xây dựng các đoạn hội thoại tiếng Anh văn phòng

1. Sưu tập từ vựng liên quan đến sản phẩm

Để lên kịch bản xây dựng các đoạn hội thoại tiếng Anh văn phòng, tùy vào ngành hàng mà bạn đang hoạt động là gì, hãy sưu tập các từ vựng, các thuật ngữ cụ thể liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang đảm trách.

Chẳng hạn, nếu bạn đang là một nhân viên sales cho một cửa hàng điện thoại, liệu bạn có biết các từ vựng sau đây có liên quan đến iPod không?

Headphones, dock, case/sleeve, shuffle, controls, voiceover, playlists, gigabytes,
storage, library, sync, model, USB port/cable, rechargeable battery, music/video
playback time, download, application, import, clicks, feature, colour/design, LED
backlight, tracks, browse, version, pixels, built-in, applications, touch, portable,
widescreen, wireless, Wi-Fi.

Bạn thử dùng một biểu mẫu như hình dưới để liệt kê các từ vựng có liên quan đến các sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn thường xuyên làm việc hoặc tiếp xúc.

2. Sưu tập từ vựng liên quan đến lĩnh vực mà bạn đang đảm trách

Nếu như bạn vừa mới đảm nhận một vị trí hoàn toàn mới mẻ trong một doanh nghiệp, chắc chắn bạn sẽ cần tìm hiểu các thuật ngữ liên quan đến công việc của bạn, càng chi tiết càng tốt.

Trong ví dụ này, chúng tôi chuẩn bị sẵn danh sách các từ vựng liên quan đến lĩnh vực sales mà một nhân viên bán hàng cần phải trang bị, từ đó, dựa vào các từ vựng này bạn sẽ lên kịch bản các đoạn hội thoại tiếng Anh văn phòng cho riêng mình.

contract
agreed price
amount
article/item
assortment/range of sizes
buyer/purchaser
to buy in bulk
to buy wholesale
to buy on credit
to cancel an order
cash discount
cash sale
cheap/inexpensive
negotiation/to negotiate, bargain
non-returnable
payment in advance
payment by cheque
payment by installments
price marked up/down by 10%
price range
commission/fee
company store/factory outlet
competitive price
customer/client
cut in prices
date of expiry
defective/faulty
drop/rise in sales
price tag
quotation/estimate
receipt
reduction/discount
regular customer
sales target
salesperson
sample
export/import
fixed price
for sale
free/complimentary gift
guarantee/warranty
invoice/bill
special offer
time of delivery
date of delivery
retail/wholesale price
customer assistance
customer service department

3. Hiểu rõ nhiệm vụ mà mình đang đảm trách

Việc hiểu rõ nhiệm vụ mà bạn đang đảm trách sẽ giúp bạn chuẩn bị trước các tình huống phải sử dụng trong văn phòng, từ đó bạn sẽ lên dàn ý các kịch bản mà bạn cần phải sẵng sàng ứng phó, xây dựng các đoạn hội thoại tiếng Anh văn phòng.

Trong ví dụ này, nhiệm vụ của một nhân viên bán hàng là phải bán được hàng, nghĩa là phải làm cho khách hàng từ ý định ban đầu “chỉ muốn tìm hiểu về về món hàng” chuyển sang “quyết định mua hàng”. Để làm được điều này nhân viên bán hàng phải thể hiện được thái độ đáng tin cậy; truyền tải và lan tỏa được cảm xúc thân thiện, vui vẻ; đồng thời thể hiện thái độ tôn kính và thương mến khách hàng.

4. Nghệ thuật đặt câu hỏi trong đàm thoại tiếng Anh văn phòng

Với vị trí là một nhân viên sales, bạn nên hạn chế không hỏi những câu hỏi đóng (kiểu câu hỏi chỉ trả lời có hoặc không), vì nó sẽ dễ làm câu chuyện dễ trở nên bế tắt.

Chẳng hạn, thay vì hỏi: Hôm nay bạn có uống thuốc không?; Hãy sử dụng câu hỏi: Hôm nay bạn đã uống thuốc gì?

Đồng thời, trong quá trình đàm thoại với khách hàng bạn cần quan sát thêm “ngôn ngữ cơ thể” của người đối diện để xem họ có hiểu những gì bạn đang nói hay không. Ví dụ như biểu cảm của gương mặt, cử chỉ tay chân, cách ngồi ghế… Bạn cũng nên chú ý, mỗi quốc gia, tùy thuộc vào văn hóa lại sẽ có những cách biểu cảm khác nhau.

Nếu như bắt gặp sự ngập ngừng, bạn nên đặt thêm câu hỏi để xác định khách hàng có hiểu đúng được ý định của bạn hay chưa.

Có thể nói, thủ thuật này không chỉ giúp nhân viên bán hàng làm việc tốt hơn với khách hàng, nó còn giúp bạn lên kịch bản cho các đoạn hội thoại tiếng Anh về công việc.

5. Cần hiểu rõ về khách hàng

Dù vai trò của bạn trong một doanh nghiệp là gì, phương cách tốt nhất để thu về thành quả tốt đẹp trong một buổi hội thoại tiếng Anh chính là có sự hiểu rõ về người đối diện (đồng nghiệp, sếp, khách hàng…)

Chẳng hạn, bạn sẽ tìm hiểu các thông tin về người đối diện là một khách hàng với các tiêu chí về thông tin như sau:

(1) Người đối diện thuộc dân tộc nào?
(2) Họ từng sử dụng hàng hóa, dịch vụ của bạn chưa?
(3) Làm thế nào để gây tạo bầu không khí thỏa mái khi giao tiếp bằng tiếng Anh?
(4) Những vấn đề mà bạn sẽ thảo luận là gì?

Đồng thời đó, bạn cần xây dựng mục tiêu cụ thể sau buổi giao tiếp đàm thoại:

(1) Thông tin bạn muốn truyền đạt cụ thể là gì;
(2) Thử diễn đạt thông điệp theo nhiều cách khác nhau;
(3) Đảm bảo khách hàng nắm bắt được thông tin mà bạn vừa truyền đạt;
(4) Nếu có thể hãy gửi trước văn bản tiếng Anh tóm lượt nội dung mà bạn muốn làm việc với khách hàng;

Kết luận

Như vậy, để khỏi bị động trong quá trình giao tiếp tại công sở, bạn nên tự xây dựng cho mình một kế hoạch với các đoạn hội thoại tiếng Anh văn phòng được lên sẵn kịch bản mà bạn dự kiến sẽ phải đối mặt.

Hi vọng, 5 bước tự xây dựng các đoạn hội thoại tiếng Anh văn phòng trong bài viết sẽ giúp bạn tự tin phát triển các kỹ năng tiếng Anh công sở, giúp học tiếng Anh qua hội thoại phù hợp với hoàn cảnh công việc của bạn nhất.

Tham khảo thêm về các khóa học tiếng Anh online tại E-talk.

Đăng ký học thử miễn phí tại đây!