Cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, chi tiết từ A – Z

Soạn thảo Email chuyên nghiệp, đúng cấu trúc không phải điều ai cũng làm được. Đặc biệt khi bạn gửi Email cho đối tác nước ngoài bằng tiếng Anh thì càng phải khéo léo, chuẩn mực hơn.

Bài viết hôm nay, E-talk sẽ chia sẻ với bạn cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp nhất.

Cấu trúc của mẫu Email bằng tiếng Anh

Giống như mọi văn bản khác, Email cũng có cấu trúc riêng. Bước đầu tiên để viết Email bằng tiếng Anh là nắm vững bố cục của một bài viết thư điện tử. Hiện nay, Email bằng tiếng Anh đều sử dụng cấu trúc 6 phần bao gồm:

• Phần Greeting: Đây là phần chào hỏi đầu thư, giúp người đọc biết được đối tượng nhận Email.
• Phần Opening Comment: Câu chào hỏi mở đầu cho nội dung Email, thông thường là việc thăm hỏi.
• Phần Introduction: Giới thiệu lý do soạn thảo Email (thông báo, phản hồi, cảm ơn…)
• Phần Main Point: Đề cấp đến nội dung chính của Email, người viết có thể chia thành nhiều đoạn văn ngắn.
• Phần Concluding Sentence: Câu kết thúc thư điện tử, thông thường người viết sẽ bày tỏ mong đợi được phản hồi Email sớm hoặc một buổi gặp mặt trong tương lai.
• Phần Signing Of: Lời chào kết Email và chữ ký của người viết.

Cấu trúc 6 phần trên là cấu trúc đầy đủ cho một Email chuyên nghiệp, sử dụng khi làm việc với đối tác, khách hàng hoặc trao đổi giữa các phòng ban trong công ty. Nếu người viết và người nhận có mối quan hệ thân thiết hoặc trong trường hợp đặc biệt thì Email có thể cắt bớt những phần như Opening Comment hay Concluding Sentence.

Từ vựng Tiếng Anh liên quan đến thư từ, email

Email bằng tiếng Anh có thể được coi là một loại hình thức văn bản riêng. Để xây dựng được một bài thư điện tử phù hợp bạn cần biết những từ vựng liên quan đến cách viết Email. Tham khảo bảng từ vựng viết tắt khi viết Email tiếng Anh dưới đây.

Cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Hiểu rõ cách viết Email tiếng Anh giúp bạn tạo ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng, đối tác, khách hàng đang làm việc chung. Đồng thời biết viết Email cũng giúp bạn dễ dàng hơn khi cần soạn thư cho bạn bè, người thân.

Cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp tạo ấn tượng tốt với người nhận

Cách viết Greeting – Chào hỏi

Lời chào hỏi Email tiếng Anh có thể chia thành 4 trường hợp, mỗi trường hợp sử dụng một cấu trúc khác nhau.

• Trường hợp 1: Mối quan hệ đối tác, khách hàng và biết tên người nhận thì sử dụng cấu trúc “Dear + danh xưng + họ/họ và tên”. Đối với người Việt Nam có thể thay họ bằng tên riêng và viết sau danh xưng “Mr” đối với nam, “Ms” đối với nữ. Ví dụ: Dear. Mr Parker, Dear Mr. Harry Parker, Dear Ms. Hoa, Dear Ms. Pham Thanh Hoa.
• Trường hợp 2: Nếu người nhận có mối quan hệ gần gũi, thân thiết với người viết thì sử dụng cấu trúc “ Hi/Hello/Dear + tên riêng”. Ví dụ: Hi. Emma, Hello Luna, Dear Nga…
• Trường hợp 3: Mối quan hệ đối tác, làm ăn nhưng không biết thông tin người nhận thì sử dụng cấu trúc “Dear + Sir/Madam”. Trong đó, Sir sử dụng cho nam giới, Madam sử dụng cho nữ giới. Tuy nhiên, cách sử dụng này không được khuyến khích mà người viết nên tìm hiểu tên người nhận trước khi gửi Email.
• Trường hợp 4: Viết Email gửi thư cho nhiều người thì sử dụng cấu trúc “Dear + người nhận 1 + and + người nhận 2” (đối với 2 người nhận Email) hoặc “Dear + Team/All/Everyone” (đối với Email gửi cho nhiều hơn 3 người).

Tham khảo thêm: 6 Lỗi sai thường gặp khi luyện viết tiếng Anh 

Cách viết Opening Comment – Câu chào hỏi đầu nội dung Email

Lời chào hỏi đầu nội dung Email nhằm để lại ấn tượng và tạo cảm giác sự thoải mái cho người nhận thư. Thông thường, Opening Comment được chia thành 2 dạng là hỏi thăm sức khỏe hoặc phản hồi Email đã gửi trước đó.

Cách viết Opening Comment hỏi thăm sức khỏe chỉ nên dùng cho những người có mối quan hệ thân thiết hoặc đã từng làm việc với nhau trước đó. Đối với những người xa lạ, chưa liên hệ bao giờ thì nên đi thẳng vào phần Introduction – giới thiệu thư vì nhiều người thích cách thư điện tử làm việc ngắn gọn.

Ví dụ: I hope you had a great week (Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe), Thank you for getting back to me (Cảm ơn vì đã trả lời tôi), I’m happy to receive your email (Tôi rất vui khi nhận được Email từ bạn), Hope you had a terrific weekend (Hy vọng bạn đã có một tuần làm việc tuyệt vời)…

Cách viết Introduction – Giới thiệu

Phần giới thiệu là phần cho biết mục đích viết Email và được chia thành 2 trường hợp: khi bạn viết Email để phản hồi lại thư của ai đó và khi bạn chủ động viết thư. Cách viết Email để phản hồi lại thư của ai đó thường sử dụng cấu trúc “I am writing to reply to your + cụm danh từ/V-ing” hoặc “I am writing with/ in regard to your + cụm danh từ/V-ing”. (Tôi viết thư này để phản hồi về vấn đề … của bạn).

Viết Email khi phản hồi lại thư của ai đó

Cách viết Introduction khi bạn chủ động viết thư có thể sử dụng các cấu trúc sau:

• “With reference to + cụm danh từ/V-ing” hoặc “I would like to + động từ nguyên mẫu + các thành phần khác”: Liên quan đến vấn đề…, tôi muốn…
• “I’m writing to + động từ nguyên mẫu + các thành phần khác”: Tôi viết Email này để…
• “I’m writing with/ in regard to + cụm danh từ/V-ing”: Tôi viết Email này để bàn về vấn đề…
• “I’m reaching out to + động từ nguyên mẫu + các thành phần khác”: Tôi liên lạc để…
• “I wish to draw your attention to + cụm danh từ/V-ing”: Tôi mong bạn sẽ quan tâm đến vấn đề…

Cách viết Main Point – Nội dung chính

Main Point của Email đề cập đến nội dung chính mà người gửi muốn đề cập với người nhận. Cách viết nội dung chính được chia thành 5 trường hợp phổ biến, bao gồm phản hồi về thông tin, khiếu nại, xin lỗi, thông báo, đề nghị giúp đỡ.

Ví dụ về cách viết Main Point trong Email bằng tiếng Anh như sau:

• I would highly appreciate it if you could send me your company’s guest list. (Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn gửi cho tôi danh sách khách mời của công ty bạn.)
• The list of guest guests that you need is attached below. (Danh sách khách mời bạn cần ở tệp đính kèm bên dưới).
• We feel the quality of your product this time is quite disappointing. (Chúng tôi cảm thấy chất lượng sản phẩm lần này của bạn khá thất vọng).

Cách viết Concluding Sentence – Kết thúc

Cách viết kết thúc thư điện tử tùy thuộc vào tình huống trong phần Main Point – Nội dung chính. Kết thúc khi phản hồi thông tin sẽ khác với kết thúc khi đề nghị giúp đỡ. Trong phần kết thúc nên viết thêm câu call-to-action để người nhận sớm phản hồi thư của bạn (nếu cần).

Một số ví dụ về cách viết Concluding Sentence trong Email bằng tiếng Anh như sau:

• Thanks for looking into our company’s matter. We are looking forward to your response. (Cảm ơn vì đã xem xét vấn đề của công ty chúng tôi, rất mong đợi phản hồi từ bạn.)
• For further information, please contact hoa@gmail.com. (Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ tới địa chỉ hoa@gmail.com).

Cách viết Signing Of – Chữ ký

Khi ký tên bạn nên viết đầy đủ họ tên để tăng thêm sự chuyên nghiệp. Có thể tạo chữ ký trong Gmail hoặc bạn chỉ viết họ tên đầy đủ. Một số từ thường dùng cho phần Signing Of trong Email bằng tiếng Anh như:

• Trường hợp thân mật: Best, Best wishes, Take care, Bye…
• Trường hợp trang trọng: Best regards, Warm regards, Yours sincerely, your faithfully…

Những lưu ý về trình bày và giọng điệu khi viết Email tiếng Anh

Đối với Email bằng tiếng Anh, khi viết không được sử dụng các từ viết tắt như “I’m, I’ll, I don’t…”. Những từ ngữ thân mật, tiếng lóng hay từ thông tục thường ngày đều không thích hợp cho văn phong của Email. Dùng chính xác các dấu câu mà nếu Email có nhiều ý phụ nên liệt kê bằng cách gạch đầu dòng.

Những lưu ý cần biết khi viết Email bằng tiếng Anh

Văn phong của Email bằng tiếng Anh cần rõ ràng, cụ thể, dùng các từ ngữ đơn giản. Tuyệt đối tránh những từ nhiều nghĩa, dễ gây hiểu lầm. Không dùng “want” cho ngôi thứ nhất, “should” cho ngôi thứ hai. Dùng “may/could” thay cho “can”, “would” thay cho “will” và “please” khi muốn yêu cầu.

Trên đây là những chia sẻ của E-talk về cách viết Email bằng tiếng Anh. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn khi soạn thảo thư điện tử cho đối tác hay bạn bè người nước ngoài. Bố cục trên E-talk đưa ra chỉ mang tính phổ biến để tham khảo. Tùy từng trường hợp bạn có thể linh động thêm bớt nội dung bố cục nhé.Bên cạnh đó, để có thể viết Email tốt hơn bạn có thể tham gia các khóa học tiếng Anh thương mại để được các giáo viên tiếng Anh trực tuyến hướng dẫn cách viết sao cho chuyên nghiệp nhất.