Hướng Dẫn Cách Viết E-Mail Tiếng Anh Hiệu Quả

Bạn Đã Biết Cách Viết E-Mail Tiếng Anh Như Thế Nào Cho Thật Là Hiệu Quả ? 

Trong công việc cũng như học tập, việc viết E-mail tiếng Anh là một phần tất yếu trong cuộc sống ngày nay, Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách viết một Email tiếng Anh theo đúng trình tự và hiệu quả. Sau đây E-talk xin gửi đến bạn các bước cơ bản để viết Email tiếng Anh nhằm gây ấn tượng tốt với người nhận.

Trước hết, chúng ta cùng nhau tìm hiểu các phần căn bản của Email, một Email thông thường bao gồm các phần như sau:

• Greeting (Chào hỏi)
• Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
• Introduction (Giới thiệu)
• Main point (Nội dung chính)
• Concluding sentence (Kết thúc email)
• Signing off

Bắt đầu với Greeting, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau để dung chào hỏi trong Email:

• Hi Paul,
• Hello Paul,
• Dear Paul,

Ta có thể dùng 3 cách chào hỏi trên trong trường hợp không trang trọng hay không cần tỏ ra lịch sự. Còn trong trường hợp cần tỏ lịch sự và trang trọng thì chúng ta sử dụng công thức sau đây:

Dear + title (danh xưng) + surname (họ)

Eg: Dear Mr./Ms./Mrs. Parker,

Trong trường hợp bạn không biết tên hay giới tính của người nhận thì chúng ta có thề sử dụng Dear Sir/Madam.

Tiếp theo là Opening comment, thông thường đây là những câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận:

• How are you?
• How are things?

Hoặc là những câu chúc:

• I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe.)
• I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)

Phần tiếp theo của Email là Introduction. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết Email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:

I am writing to + verb…

Chúng ta không nên dùng I’m trong Email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.

• I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)
• I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tọi viết email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)

Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết:

• I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một số điểm trong hợp đồng.)

Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…“. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…“

Đến phần Main point, bởi đây là Email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, súc tích càng tốt. Sau đấy, các bạn có thể dùng các câu kết thúc Email như sau:

• Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm thông tin.)
• Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời Email sớm nhất có thể nhé.)
• I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
• Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé.)

Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel free to contact me…“

Phần cuối cùng “Signing off” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:

Trường hợp không trang trọng:

• Best,
• Best wishes,
• Regards,
• Take care,
• Bye,

Trường hợp trang trọng:

• Best regards,
• Warm regards,

Lưu ý:

Khi dùng Dear Ms./Mrs. + surname ở đầu Email thì sử dụng Yours sincerely.

Khi dùng Dear Sir/Madam ở đầu Email thì sử dụng Yours faithfully.

Trên đây là một số bước quan trọng để viết E-mail tiếng Anh với bố cục đầy đủ. Hy vọng qua bài học này, các bạn sẽ cải thiện được kỹ năng viết Email bằng tiếng Anh của mình từ đó góp phần hữu ích cho công việc của bạn.

Chúc các bạn học tốt!